Afbeelding en PDF naar Excel: zo werkt de service

Stap 1: uploaden

Zet PDF's, telefoonfoto's, scans (PNG, JPG, TIFF, HEIC, WebP), Excel, CSV, Word, platte tekst of een zip erin. Tot 50 bestanden per batch, tot 300 MB per bestand. Getypte PDF's, scans, foto's en duidelijk handschrift zijn allemaal prima. Je hoeft de bestanden niet eerst te roteren, bij te snijden of te sorteren.

Stap 2: noem je kolommen

Zeg het in gewone woorden of plak een voorbeeldrij. Vier verzoeken die werken:

• Eén rij per factuur: leverancier, factuurnummer, datum, vervaldatum, netto, btw, totaal, valuta.
• Eén rij per visitekaartje: naam, functie, bedrijf, e-mail, telefoon, website.
• Eén rij per ingevuld formulier, één kolom per veld. Laat handschrift zoals het is en markeer wat niet leesbaar is.
• Verwijder dubbele rijen, corrigeer hoofdletters, splits volledige namen in voor- en achternaam, en standaardiseer telefoonnummers en datums.

Is je verzoek vaag, dan worden de voor dat documenttype voor de hand liggende kolommen gekozen, en de samenvatting laat zien welke.

Stap 3: betalen en wachten

Afrekenen gaat via een maandelijks Stripe-abonnement ($29 Starter, $99 Pro). Het werk start na de betaling, en het bestand komt terug per e-mail en op het web, meestal binnen het uur.

Wat je terugkrijgt

Waar een document een totaal toont, worden de regels opgeteld en afwijkingen gemarkeerd. Elke pagina van elk bestand wordt verwerkt en geteld, zodat een overgeslagen bestand niet onopgemerkt blijft. De samenvatting vermeldt het aantal verwerkte documenten, het aantal geproduceerde rijen en hoeveel waarden je moet controleren.

Hoe foto's en scans worden gelezen

Gescande pagina's en foto's worden als paginabeelden gelezen, en niet alleen met een eenvoudige tekstherkenning, daarom kunnen lay-outs zoals bonnetjes, formulieren en visitekaartjes worden verwerkt. Wat het niet kan, is onleesbare tekst lezen: een wazige hoek, een uitgesmeerd getal of heel slordig handschrift. Die cellen blijven leeg en verschijnen op het controleblad met bestand, pagina en reden. Er wordt niets geraden om een gat te vullen.

Praktische tips: fotografeer plat en bij daglicht, neem de hele pagina mee, en gebruik zo mogelijk één bestand per document, zodat de kolom met het bronbestand zinvol is.

Een echte testrun

We hebben 10 facturen, waarvan 3 scans, als één batch getest. Eén Excel-bestand kwam terug in 33 seconden. Dat is een kleine test, geen benchmark: echte batches met slechte scans of handschrift leveren meer rijen op het controleblad op, en grotere batches duren langer.

Het resultaat in vijf minuten controleren

Open eerst het controleblad. Elke regel noemt het bestand, de pagina, het veld en de reden van onzekerheid, zodat je direct naar het paginabeeld of de PDF-pagina kunt gaan en het kunt corrigeren. Sorteer daarna het datablad op source_file en controleer een handvol rijen steekproefsgewijs tegen hun bronpagina's. Als er iets systematisch misgaat, zoals datums die dag-maand in plaats van maand-dag zijn gelezen, antwoord dan één keer met de regel, en die wordt in één van je twee rondes van aanpassingen op het hele bestand toegepast.

Beperkingen, duidelijk gesteld

• Je ontvangt een bestand. We typen niet in je CRM, ERP of website.
• Geen medische dossiers of andere onder HIPAA vallende gegevens.
• Geen webscraping en geen zoeken naar contactgegevens online.
• Niet 100 procent: slechte scans en handschrift leveren gemarkeerde waarden op die je moet controleren. Omdat elke rij het bronbestand en de pagina bewaart, is de controle snel.

Er zijn twee rondes van aanpassingen inbegrepen, en er geldt een terugbetaling binnen 14 dagen als het resultaat tekortschiet. Zie prijzen.

Upload je bestanden en noem je kolommen. Pas bij het afrekenen wordt iets in rekening gebracht, je krijgt twee rondes aanpassingen per batch, en er is een terugbetaling binnen 14 dagen als het resultaat tekortschiet.

Veelgestelde vragen

Meer over Data