Facturen verwerken in Excel: één rij per factuur

Het verzoek dat werkt

Plak dit in het notitieveld: One row per invoice: vendor, invoice number, date, due date, net, tax, total, currency. Voeg iets specifieks toe: een kolom met een inkoopordernummer, een categoriekolom die je invult vanuit een lijst die je aanlevert, regels op een tweede sheet (zeg dat erbij), of datums als YYYY-MM-DD.

Wat je terugkrijgt

Getallen zijn echte getallen, geen tekst, dus SUM en draaitabellen werken. Het sheet heeft een vaste koptekst en een filter. Waar een factuur een totaal toont, wordt netto plus btw ertegen gecontroleerd en worden afwijkingen op het Review sheet gemarkeerd.

Hoe het met rommelige facturen omgaat

• Scans en foto's: gelezen als paginabeelden. In onze test van 10 facturen met 3 scans kwam één bestand binnen 33 seconden terug.
• Onleesbare waarden: blijven leeg en staan met bestand, pagina en reden op het Review sheet. Er wordt niets geraden.
• Facturen van meerdere pagina's: elke pagina wordt verwerkt en geteld, zodat het aantal ingekomen bestanden overeenkomt met het aantal verantwoorde bestanden.
• Valuta: één valutakolom, zodat stapels met gemengde valuta leesbaar blijven.
• Duplicaten: als dezelfde factuur twee keer is geüpload, kun je vragen om duplicaten te verwijderen.

Een realistische werkwijze

1. Verzamel de pdf's en telefoonfoto's van de maand in één map (of een zip).
2. Upload ze in één batch en plak het verzoek hierboven.
3. Open het Excel-bestand. Bekijk eerst het Review sheet: elke regel vertelt je welk bestand en welke pagina je moet nalopen.
4. Controleer tien willekeurige rijen tegen hun bronpagina's. Omdat elke rij de bron bevat, kost dit minuten.
5. Importeer het Data sheet in je boekhoud- of spreadsheetsysteem.

Is er iets mis, antwoord dan met de correctie. Twee correctieronden zijn bij de batch inbegrepen.

Wat het niet doet

Het boekt niets in QuickBooks, Xero, NetSuite of een ander systeem: je krijgt een Excel-bestand en importeert het zelf. Het keurt niets goed en betaalt niets. Het leest wat er is afgedrukt en oordeelt niet of een factuur legitiem is of een dubbele betaling. Wil je liever een boekhoudafsluiting op basis van bankafschriften, dan is MyClawn Books een aparte site.

Totalen controleren en problemen opsporen

Er zijn drie controles ingebouwd: elk bestand wordt meegeteld, waar een factuur een totaal toont worden de regels daarmee vergeleken, en elke onzekere waarde komt op het Review-blad met bestand en pagina. Wat je zelf nog moet bekijken: leveranciersnamen die tussen facturen verschillend gespeld worden (je wilt misschien één vaste naam, geef dan een lijst in de opmerking), datums die dag-maand of maand-dag kunnen zijn (vermeld welke conventie je leveranciers gebruiken), en valuta, waarvoor je kunt vragen om die in een eigen kolom te bewaren.

Het Data-blad is gewoon Excel. Filter op leverancier, maak een draaitabel per maand, of sla op als CSV voor import.

Factuurstapels waar het goed bij past

Facturen van leveranciers van kleine bedrijven, een boekhouder die een clientmap verzamelt, bonnetjes en rekeningen gefotografeerd met een telefoon, en eenmalige achterstanden vóór een belastingdeadline passen er allemaal bij. Een stapel van 200 gemengde facturen is een upload van vier batches van elk 50 bestanden, of één batch als ze samengevoegd worden tot minder bestanden.

Kosten

Starter kost $29 per maand voor 10 batches, Pro $99 voor 50. Eén batch kan tot 50 bestanden bevatten, dus een maandelijkse stapel facturen is meestal één batch. Details op prijzen.

Upload je bestanden en geef je kolommen een naam. Er wordt pas iets in rekening gebracht als je afrekent, je krijgt twee rondes van wijzigingen per batch, en er is een terugbetaling van 14 dagen als het resultaat niet voldoet.

Veelgestelde vragen

Meer over Data