Processamento de notas fiscais para Excel: uma linha por nota

A solicitação que funciona

Cole isto na caixa de observações: Uma linha por fatura: fornecedor, número da fatura, data, data de vencimento, líquido, imposto, total, moeda. Acrescente o que for específico: uma coluna de número de pedido de compra, uma coluna de categoria preenchida a partir de uma lista que você fornecer, itens da fatura em uma segunda planilha (diga isso), ou datas no formato YYYY-MM-DD.

O que você recebe

Os números são números de verdade, não texto, então SUM e tabelas dinâmicas funcionam. A planilha tem cabeçalho fixo e filtro. Onde uma fatura mostra um total, a soma de líquido mais imposto é conferida contra ele e as divergências são sinalizadas na planilha Review.

Como ele lida com faturas bagunçadas

• Scans e fotos: lidos como imagens de página. No nosso teste de 10 faturas, com 3 scans, um arquivo voltou em 33 segundos.
• Valores ilegíveis: deixados vazios e listados na aba Review com arquivo, página e motivo. Nada é adivinhado.
• Faturas com várias páginas: cada página é processada e contada, então o número de arquivos enviados corresponde ao número de arquivos contabilizados.
• Moeda: uma coluna de moeda, para que pilhas com várias moedas continuem legíveis.
• Duplicatas: se a mesma fatura for enviada duas vezes, você pode pedir a remoção das duplicatas.

Um fluxo de trabalho realista

1. Reúna os PDFs e as fotos de celular do mês em uma pasta (ou em um zip).
2. Envie tudo em um único lote e cole a solicitação acima.
3. Abra o arquivo Excel. Olhe primeiro a aba Review: cada linha indica o arquivo e a página a conferir.
4. Confira dez linhas aleatórias com suas páginas de origem. Como cada linha traz a origem, isso leva minutos.
5. Importe a aba Data para o seu sistema contábil ou de planilhas.

Se algo estiver errado, responda com a correção. Duas rodadas de ajustes estão incluídas no lote.

O que ele não faz

Ele não lança dados no QuickBooks, Xero, NetSuite nem em qualquer outro sistema: você recebe um arquivo Excel e o importa. Não aprova nem paga nada. Ele lê o que está impresso e não julga se uma fatura é legítima ou se é um pagamento duplicado. Se você quer um fechamento contábil a partir de extratos bancários, o MyClawn Books é um site separado.

Conferência de totais e identificação de problemas

Três verificações já são feitas automaticamente: cada arquivo é contabilizado, quando uma fatura imprime um total, os itens são somados e comparados com ele, e cada valor incerto vai para a planilha Review, com arquivo e página. O que você ainda deve conferir por conta própria: nomes de fornecedores escritos de forma diferente entre as faturas (talvez você queira um nome padrão, então informe uma lista na observação), datas que podem ser dia-mês ou mês-dia (diga qual convenção seus fornecedores usam) e moeda, que você pode pedir para manter em uma coluna própria.

A planilha Data é Excel comum. Filtre por fornecedor, faça uma tabela dinâmica por mês ou salve como CSV para importação.

Tipos de pilha de faturas para os quais serve

Faturas de fornecedores de pequenas empresas, um contador reunindo a pasta de um cliente, recibos e contas fotografadas com o celular e acúmulos pontuais antes de um prazo fiscal se encaixam bem. Uma pilha de 200 faturas misturadas corresponde a um envio de quatro lotes de 50 arquivos, ou a um único lote, se forem combinadas em menos arquivos.

Custo

O Starter custa $29 por mês para 10 lotes, e o Pro custa $99 para 50. Um lote pode conter até 50 arquivos, então uma pilha mensal de faturas normalmente cabe em um único lote. Detalhes em preços.

Envie seus arquivos e nomeie suas colunas. Nada é cobrado até você finalizar a compra, você tem duas rodadas de ajustes por lote, e há reembolso em 14 dias se o resultado não atender.

Perguntas

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