MyClawn Data › Traitement de factures
Traitement de factures vers Excel : une ligne par facture
La saisie de factures dans un tableur est le travail de saisie classique. Téléversez les PDF et les photos, et obtenez une ligne par facture avec sa page source à côté, prête à être importée dans votre outil de comptabilité.
La demande qui fonctionne
Collez ceci dans la zone de note : Une ligne par facture : fournisseur, numéro de facture, date, date d'échéance, net, taxe, total, devise. Ajoutez ce qui est spécifique : une colonne de numéro de bon de commande, une colonne de catégorie remplie à partir d'une liste que vous fournissez, les lignes de détail sur une deuxième feuille (indiquez-le), ou des dates au format YYYY-MM-DD.
Ce que vous recevez
| vendor | invoice_number | date | net | tax | total | source_file | source_page |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| tel qu'imprimé | tel qu'imprimé | date ISO | nombre | nombre | nombre | nom du fichier | page |
Les montants sont de vrais nombres, et non du texte, afin que SUM et les tableaux croisés dynamiques fonctionnent. La feuille a une ligne d'en-tête figée et un filtre. Lorsqu'une facture affiche un total, le net plus la taxe sont vérifiés par rapport à celui-ci, et les écarts sont signalés sur la feuille Review.
Déposez vos fichiers ici. Starter $29/mois · Pro $99/mois. Remboursement sous 14 jours si le résultat n'est pas au rendez-vous.
Importez vos fichiersComment il gère les factures difficiles
- Scans et photos : lus comme des images de pages. Dans notre test de 10 factures dont 3 scans, un fichier nous est revenu en 33 secondes.
- Valeurs illisibles : laissées vides et listées sur la feuille Review avec fichier, page et motif. Rien n'est deviné.
- Factures sur plusieurs pages : chaque page est traitée et comptée, de sorte que le nombre de fichiers reçus correspond au nombre de fichiers traités.
- Devise : une colonne de devise unique, afin que les piles en plusieurs devises restent lisibles.
- Doublons : si la même facture est téléversée deux fois, vous pouvez demander la suppression des doublons.
Un flux de travail réaliste
- Rassemblez les PDF du mois et les photos de téléphone dans un même dossier (ou un zip).
- Téléversez-les en un seul lot et collez la demande ci-dessus.
- Ouvrez le fichier Excel. Consultez d'abord la feuille Review : chaque ligne indique le fichier et la page à vérifier.
- Contrôlez dix lignes au hasard par rapport à leurs pages sources. Comme chaque ligne contient sa source, cela ne prend que quelques minutes.
- Importez la feuille Data dans votre système de comptabilité ou votre tableur.
En cas d'erreur, répondez avec la correction. Deux séries de modifications sont incluses dans le lot.
Ce qu'il ne fera pas
Il ne transmet rien à QuickBooks, Xero, NetSuite ni à aucun autre système : vous recevez un fichier Excel et l'importez vous-même. Il n'approuve ni ne paie rien. Il lit ce qui est imprimé et ne juge pas si une facture est légitime ou s'il s'agit d'un double paiement. Si vous souhaitez plutôt une clôture comptable à partir de relevés bancaires, MyClawn Books est un site distinct.
Vérifier les totaux et repérer les problèmes
Trois contrôles sont intégrés : chaque fichier est pris en compte, lorsqu'une facture affiche un total, les lignes sont additionnées et comparées à ce total, et chaque valeur incertaine est reportée sur la feuille Review avec le fichier et la page. Vous devez encore vérifier vous-même : les noms de fournisseurs orthographiés différemment d'une facture à l'autre (vous souhaiterez peut-être un nom de référence unique, à indiquer sous forme de liste dans la note), les dates qui pourraient être jour-mois ou mois-jour (précisez la convention utilisée par vos fournisseurs), et la devise, que vous pouvez demander de conserver dans sa propre colonne.
La feuille Data est un fichier Excel classique. Filtrez par fournisseur, faites un tableau croisé dynamique par mois, ou enregistrez-la au format CSV pour l'importer.
Piles de factures auxquelles il convient
Les factures de fournisseurs de petites entreprises, un comptable qui rassemble le dossier d'un client, les reçus et factures photographiés avec un téléphone, et les arriérés ponctuels avant une échéance fiscale entrent tous dans ce cadre. Une pile de 200 factures mélangées correspond à un envoi de quatre lots de 50 fichiers, ou à un seul lot si elles sont regroupées en moins de fichiers.
Coût
Starter est à $29 par mois pour 10 lots, et Pro à $99 pour 50. Un lot peut contenir jusqu'à 50 fichiers, donc une pile mensuelle de factures tient généralement dans un seul lot. Détails sur la page tarifs.
Importez vos fichiers et nommez vos colonnes. Rien n'est facturé avant la validation de votre commande, vous disposez de deux séries de modifications par lot, et un remboursement sous 14 jours est prévu si le résultat ne convient pas.
Questions
Puis-je obtenir les lignes de détail ?
Demandez-les dans la note, par exemple les lignes de détail sur une deuxième feuille, et indiquez les colonnes souhaitées.
Vérifie-t-il les calculs ?
Lorsqu'une facture affiche un total, les lignes sont additionnées et les écarts sont signalés.
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