MyClawn Data › FAQ
Qu'est-ce que la saisie de données et comment fonctionne un service de saisie ?
La saisie de données consiste à extraire des informations de documents et à les placer dans un tableau. Cette page explique la tâche, la manière dont notre service s'en charge, et répond à seize questions que se posent les acheteurs avant d'envoyer leurs fichiers.
Ce qu'est la saisie de données
La saisie de données consiste à lire des informations à un endroit et à les taper ailleurs. La source peut être une facture papier, un formulaire PDF, une photo de carte de visite, un e-mail ou un tableur désordonné. La destination est généralement un tableur, un logiciel comptable, un CRM ou une base de données. Un employé de saisie le fait à la main, et les risques habituels sont les fautes de frappe, les lignes oubliées, les formats incohérents et la lenteur à grand volume.
Un service de saisie de données en ligne remplace l'étape de frappe. Vous envoyez les documents et indiquez à quoi doit ressembler le tableau, puis vous recevez le tableau finalisé. Le nôtre repose sur une IA qui lit chaque page ; le coût est donc un forfait mensuel fixe plutôt que des heures de travail humain.
À quoi ressemble un bon résultat
- Une ligne par élément qui vous intéresse (facture, carte, formulaire), une colonne par champ que vous avez nommé.
- Dates dans un format unique, nombres enregistrés comme nombres, texte nettoyé.
- Le fichier source et la page à côté de chaque ligne, pour vérifier n'importe quelle valeur en quelques secondes.
- Une courte liste des valeurs sur lesquelles le lecteur avait un doute, au lieu de suppositions silencieuses.
- Des totaux vérifiés par rapport au document lorsqu'il affiche un total.
Déposez vos fichiers ici. Starter $29/mois · Pro $99/mois. Remboursement sous 14 jours si le résultat n'est pas au rendez-vous.
Importez vos fichiersCe qu'il ne fait pas
Il ne saisit pas dans votre CRM, votre ERP ou votre site web. Il ne fait pas de scraping web et ne trouve pas de coordonnées. Il ne traite pas les dossiers médicaux. Et il n'est pas parfait : les scans de mauvaise qualité et les écritures manuscrites génèrent des cellules signalées. Les réponses ci-dessous entrent davantage dans le détail. Pour le processus, voir comment ça marche ; pour les tarifs, voir tarifs ; et pour d'autres options, voir alternatives.
Comment décider si cela convient
Cela convient lorsque la tâche est délimitée : un dossier ou un mois de documents, un tableau clair, et vous importerez vous-même le fichier. Cela ne convient pas si vous avez besoin d'une personne en continu dans votre propre logiciel, ou si les données sont réglementées. En cas de doute, téléversez d'abord un petit lot : chaque forfait bénéficie d'un remboursement sous 14 jours si le résultat ne convient pas, et chaque lot comprend deux séries de modifications.
Astuce : rédigez votre liste de colonnes comme si vous briefiez un nouvel assistant. Nommez les champs, donnez une ligne d'exemple, et précisez comment traiter les cases vides. Une note précise est le levier de qualité le plus important.
Confidentialité et conservation en un seul endroit
Les fichiers transitent par notre serveur de téléversement aux États-Unis, sont stockés et traités sur nos serveurs en Allemagne, sont lus par notre fournisseur d'IA aux États-Unis selon des conditions excluant l'entraînement, et sont supprimés après 30 jours. Merci de ne pas téléverser de dossiers de santé, de numéros de carte bancaire complets ni aucune autre donnée réglementée : le service n'est pas conçu pour les données HIPAA. Si vos documents contiennent des données personnelles concernant d'autres personnes, leur traitement vous incombe au titre des règles qui vous sont applicables.
La facturation passe par Stripe. La résiliation se fait en un clic depuis la page de votre compte, et vous conservez l'accès jusqu'à la fin du mois payé.
À quoi s'attendre pour un premier lot
Attendez-vous à ce que la plupart des lignes soient correctes, avec une courte liste de contrôle. Les entrées typiques sont un chiffre flou sur un scan, une date pouvant se lire de deux façons, un total qui ne correspond pas aux lignes, ou un champ que le document ne contient tout simplement pas. Corrigez-les depuis la page source, ou répondez avec la précision et faites mettre le fichier à jour. Après le premier lot, vous saurez combien de vérifications vos documents nécessitent et pourrez décider de faire des contrôles par sondage ou de tout relire.
Premiers lots courants
| Document | Colonnes typiques |
|---|---|
| Factures fournisseurs | fournisseur, numéro de facture, date, date d'échéance, montant HT, taxe, total, devise |
| Cartes de visite | nom, titre, entreprise, e-mail, téléphone, site web |
| Formulaires papier | une colonne par champ, écriture manuscrite telle quelle, cellules illisibles signalées |
| Tableur existant | mêmes colonnes, doublons supprimés, formats normalisés |
Téléversez vos fichiers et nommez vos colonnes. Rien n'est facturé avant la validation de votre commande, vous bénéficiez de deux séries de modifications par lot, et un remboursement sous 14 jours est possible si le résultat ne convient pas.
Questions
Qu'est-ce que la saisie de données ?
La saisie de données consiste à recopier des informations d'un formulaire vers un autre : depuis des factures, des formulaires, des cartes ou des scans vers un tableur ou une base de données. C'est ce que fait un employé de saisie à la main.
Qu'est-ce qu'un service de saisie de données en ligne ?
Vous envoyez des documents et récupérez les données dans un tableur, au lieu de les saisir vous-même ou de payer quelqu'un à l'heure. Ici, une IA lit chaque page et remplit les colonnes que vous avez nommées.
Dans quelle mesure est-il précis ?
Sur des documents dactylographiés propres, il est presque parfait, et les totaux sont vérifiés par rapport au document lorsque celui-ci en affiche un. Sur des scans de mauvaise qualité ou des écritures manuscrites, il laisse passer certaines informations ; chaque valeur incertaine est donc placée sur une feuille Review avec sa page source. Nous ne pouvons pas promettre 100 pour cent.
Un humain saisit-il les données ?
Non. C'est une IA, ce qui explique que le traitement prenne quelques minutes et coûte une fraction du salaire d'un employé horaire. Personne ne voit vos fichiers, sauf si vous demandez de l'aide.
Quels types de fichiers puis-je téléverser ?
PDF, PNG, JPG, TIFF, HEIC, WebP, CSV, Excel (xlsx, xls), Word (docx), TXT et fichiers zip.
Combien de fichiers puis-je envoyer ?
Jusqu'à 50 fichiers par lot, de 300 Mo maximum chacun.
Quelle est sa vitesse ?
En général, dans l'heure. Un test portant sur 10 factures, dont 3 scans, a pris 33 secondes. Les lots de plusieurs centaines de pages prennent plus de temps.
Peut-il lire l'écriture manuscrite ?
Oui, si elle est lisible. Une écriture manuscrite illisible se retrouve sur la feuille Review. Indiquez dans votre note de conserver l'écriture manuscrite telle quelle et de signaler ce qu'il ne peut pas lire.
Que reçois-je en retour ?
Un fichier Excel avec une feuille Data dans vos colonnes (fichier source et page sur chaque ligne) et une feuille Review. Un CSV sur demande.
Peut-il saisir les données dans mon CRM ou mon site web ?
Non. Vous recevez un fichier que vous importez vous-même.
Peut-il nettoyer un tableur que j'ai déjà ?
Oui : suppression des doublons, correction des majuscules, séparation des noms, uniformisation des numéros de téléphone et des dates.
Peut-il trouver des coordonnées en ligne ?
Non. Il ne fait ni collecte ni recherche. Pour des listes B2B recherchées, consultez MyClawn Leads sur son propre site.
Mes données sont-elles en sécurité ?
Les fichiers transitent par notre serveur de téléversement aux États-Unis, sont stockés et traités sur nos serveurs en Allemagne, sont lus par notre fournisseur d'IA aux États-Unis selon des conditions qui excluent l'entraînement, et sont supprimés au bout de 30 jours. Ne téléversez pas de dossiers de santé ni de numéros de carte.
Puis-je téléverser des dossiers médicaux ?
Non. Les données soumises à HIPAA ne relèvent pas de ce que nous traitons.
Que faire si le résultat est faux ?
Indiquez-nous ce qu'il faut corriger. Chaque lot inclut deux séries de modifications. Si des erreurs subsistent, écrivez-nous par e-mail dans les 14 jours et nous vous remboursons votre mois.
Combien cela coûte-t-il ?
$29 par mois pour 10 lots, $99 par mois pour 50 lots.
Puis-je résilier ?
À tout moment depuis votre page de compte. Vous conservez l'accès jusqu'à la fin du mois payé.
Déposez vos fichiers ici. Starter $29/mois · Pro $99/mois. Remboursement sous 14 jours si le résultat n'est pas au rendez-vous.
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