Was ist Dateneingabe und wie funktioniert ein Dateneingabe-Service?

Was Dateneingabe ist

Dateneingabe heißt, Informationen von einer Stelle zu lesen und an anderer Stelle einzutippen. Die Quelle kann eine Papierrechnung, ein PDF-Formular, ein Foto einer Visitenkarte, eine E-Mail oder eine unübersichtliche Tabelle sein. Ziel ist meist eine Tabellenkalkulation, Buchhaltungssoftware, ein CRM oder eine Datenbank. Eine Dateneingabekraft erledigt das von Hand, und die üblichen Risiken sind Tippfehler, übersprungene Zeilen, uneinheitliche Formate und Langsamkeit bei großem Volumen.

Ein Online-Dateneingabedienst ersetzt den Tippschritt. Sie senden die Dokumente und sagen, wie die Tabelle aussehen soll. Sie erhalten die fertige Tabelle zurück. Unser Dienst basiert auf KI, die jede Seite liest, daher kostet er einen festen Monatsplan statt Stunden einer Person.

Wie ein gutes Ergebnis aussieht

• Eine Zeile pro Element, das Sie interessiert (Rechnung, Karte, Formular), eine Spalte pro Feld, das Sie benannt haben.
• Datumsangaben in einem Format, Zahlen als Zahlen gespeichert, bereinigter Text.
• Quelldatei und Seite neben jeder Zeile, damit jeder Wert in Sekunden geprüft werden kann.
• Eine kurze Liste der Werte, bei denen der Leser unsicher war, statt stiller Vermutungen.
• Summen gegen das Dokument geprüft, wo das Dokument eine Summe ausweist.

Was er nicht leistet

Er gibt nichts in Ihr CRM, ERP oder Ihre Website ein. Er durchsucht nicht das Web und findet keine Kontaktdaten. Er verarbeitet keine Krankenakten. Und er ist nicht perfekt: Schlechte Scans und Handschrift erzeugen markierte Zellen. Die Antworten unten gehen genauer darauf ein. Zum Ablauf siehe So funktioniert es, zu den Kosten Preise, und für andere Optionen Alternativen.

So entscheiden Sie, ob es passt

Es passt, wenn die Aufgabe begrenzt ist: ein Ordner oder ein Monat an Dokumenten, eine klare Tabelle, und Sie importieren die Datei selbst. Es passt nicht, wenn Sie dauerhaft eine Person in Ihrer eigenen Software benötigen oder wenn die Daten reguliert sind. Wenn Sie unsicher sind, laden Sie zuerst einen kleinen Batch hoch: Jeder Plan hat eine 14-tägige Rückerstattung, falls das Ergebnis nicht passt, und jeder Batch hat zwei Änderungsrunden.

Tipp: Schreiben Sie Ihre Spaltenliste so, als würden Sie einen neuen Assistenten briefen. Nennen Sie die Felder, geben Sie eine Beispielzeile an und sagen Sie, wie leere Felder zu behandeln sind. Eine präzise Notiz ist Ihr größter Hebel für die Qualität.

Datenschutz und Aufbewahrung auf einen Blick

Dateien laufen über unseren Upload-Server in den USA, werden auf unseren Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet, von unserem KI-Anbieter in den USA unter Bedingungen gelesen, die Training ausschließen, und nach 30 Tagen gelöscht. Bitte laden Sie keine Krankenakten, vollständigen Kartennummern oder sonstige regulierte Daten hoch; der Dienst ist nicht für HIPAA-Daten ausgelegt. Wenn Ihre Dokumente personenbezogene Daten anderer Personen enthalten, liegt deren Behandlung bei Ihnen nach den für Sie geltenden Regeln.

Die Abrechnung läuft über Stripe. Die Kündigung ist ein Klick auf Ihrer Kontoseite, und Sie behalten den Zugriff bis zum Ende des Monats, den Sie bezahlt haben.

Was Sie bei einem ersten Batch erwarten können

Erwarten Sie, dass die meisten Zeilen stimmen und die Prüfliste kurz ist. Typische Einträge im Prüfblatt sind eine unscharfe Ziffer auf einem Scan, ein Datum, das auf zwei Arten gelesen werden könnte, eine Summe, die nicht mit den Positionen übereinstimmt, oder ein Feld, das das Dokument schlicht nicht enthält. Korrigieren Sie diese anhand der Quellseite oder antworten Sie mit der Antwort, damit die Datei aktualisiert wird. Nach dem ersten Batch wissen Sie, wie viel Prüfung Ihre Dokumente brauchen, und können entscheiden, ob Sie stichprobenartig prüfen oder alles durchsehen.

Typische erste Batches

Laden Sie Ihre Dateien hoch und benennen Sie Ihre Spalten. Es wird nichts berechnet, bis Sie den Kauf abschließen, Sie erhalten pro Batch zwei Änderungsrunden, und es gibt eine 14-tägige Rückerstattung, falls das Ergebnis nicht passt.

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