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Rechnungsverarbeitung in Excel: eine Zeile pro Rechnung
Rechnungen in eine Tabelle zu tippen ist die klassische Datenerfassung. Laden Sie die PDFs und Fotos hoch und erhalten Sie eine Zeile pro Rechnung mit der Quellseite daneben, bereit zum Import in Ihr Buchhaltungswerkzeug.
Die Anfrage, die funktioniert
Fügen Sie dies in das Notizfeld ein: Eine Zeile pro Rechnung: vendor, invoice number, date, due date, net, tax, total, currency. Ergänzen Sie Bestimmtes: eine Spalte für die Bestellnummer (PO), eine Kategorie-Spalte, die aus einer von Ihnen vorgegebenen Liste befüllt wird, Positionen auf einem zweiten Blatt (bitte angeben) oder Datumsangaben als YYYY-MM-DD.
Was Sie erhalten
| vendor | invoice_number | date | net | tax | total | source_file | source_page |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| wie gedruckt | wie gedruckt | ISO-Datum | Zahl | Zahl | Zahl | Dateiname | Seite |
Zahlen sind echte Zahlen, nicht Text, sodass SUMME und Pivot-Tabellen funktionieren. Das Blatt hat eine fixierte Kopfzeile und einen Filter. Wenn eine Rechnung eine Gesamtsumme ausweist, wird Netto plus Steuer dagegen geprüft, und Abweichungen werden im Review-Blatt markiert.
Dateien hier ablegen. Starter $29/Mon. · Pro $99/Mon.. Rückerstattung innerhalb von 14 Tagen, falls es nicht passt.
Dateien hochladenWie es mit unordentlichen Rechnungen umgeht
- Scans und Fotos: werden als Seitenbilder gelesen. In unserem Test mit 10 Rechnungen, davon 3 Scans, war eine Datei nach 33 Sekunden fertig.
- Nicht lesbare Werte: bleiben leer und werden im Review-Blatt mit Datei, Seite und Grund aufgeführt. Nichts wird geraten.
- Mehrseitige Rechnungen: jede Seite wird verarbeitet und gezählt, sodass die Zahl der eingegangenen Dateien der Zahl der erfassten entspricht.
- Währung: eine Währungsspalte, damit gemischte Währungsstapel lesbar bleiben.
- Duplikate: Wenn dieselbe Rechnung zweimal hochgeladen wird, können Sie verlangen, Duplikate zu entfernen.
Ein realistischer Ablauf
- Sammeln Sie die PDFs und Handyfotos des Monats in einem Ordner (oder einer ZIP-Datei).
- Laden Sie sie in einem Stapel hoch und fügen Sie oben die Anfrage ein.
- Öffnen Sie die Excel-Datei. Sehen Sie sich zuerst das Review-Blatt an: Jede Zeile nennt Datei und Seite, die Sie prüfen sollten.
- Prüfen Sie zehn zufällige Zeilen stichprobenartig gegen ihre Quellseiten. Da jede Zeile die Quelle enthält, dauert das nur Minuten.
- Importieren Sie das Data-Blatt in Ihr Buchhaltungs- oder Tabellensystem.
Wenn etwas falsch ist, antworten Sie mit der Korrektur. Zwei Korrekturrunden sind im Stapel enthalten.
Was es nicht tut
Es bucht nicht in QuickBooks, Xero, NetSuite oder ein anderes System: Sie erhalten eine Excel-Datei und importieren sie. Es genehmigt oder zahlt nichts. Es liest, was gedruckt ist, und beurteilt nicht, ob eine Rechnung rechtmäßig ist oder eine doppelte Zahlung darstellt. Wenn Sie stattdessen einen Monatsabschluss aus Kontoauszügen möchten, ist MyClawn Books eine separate Website.
Summen prüfen und Probleme erkennen
Drei Prüfungen sind eingebaut: Jede Datei wird erfasst. Wenn eine Rechnung eine Gesamtsumme ausweist, werden die Positionen addiert und mit dieser Summe verglichen. Jeder unsichere Wert wird mit Datei und Seite auf das Blatt „Review“ gesetzt. Selbst prüfen sollten Sie noch: Lieferantennamen, die in den Rechnungen unterschiedlich geschrieben sind (eventuell möchten Sie einen einheitlichen Namen; geben Sie dann eine Liste in der Notiz an), Datumsangaben, die Tag-Monat oder Monat-Tag sein könnten (nennen Sie, welche Schreibweise Ihre Lieferanten verwenden), sowie Währungen, die Sie in einer eigenen Spalte führen lassen können.
Das Blatt „Data“ ist einfaches Excel. Filtern Sie nach Lieferant, erstellen Sie eine Pivot-Auswertung nach Monat oder speichern Sie die Datei als CSV für den Import.
Rechnungsstapel, für die es geeignet ist
Lieferantenrechnungen kleiner Unternehmen, eine Buchhaltung, die einen Mandantenordner zusammenstellt, mit dem Handy fotografierte Belege und Rechnungen sowie einmalige Rückstände vor einer Steuerfrist passen alle hierher. Ein Stapel von 200 gemischten Rechnungen ergibt einen Upload aus vier Batches zu je 50 Dateien, oder einen Batch, wenn sie zu weniger Dateien zusammengefasst werden.
Kosten
Starter kostet $29 im Monat für 10 Batches, Pro kostet $99 für 50. Ein Batch kann bis zu 50 Dateien enthalten; ein monatlicher Rechnungsstapel besteht deshalb in der Regel aus einem einzigen Batch. Details unter Preise.
Laden Sie Ihre Dateien hoch und benennen Sie Ihre Spalten. Vor dem Checkout wird nichts berechnet, Sie erhalten zwei Überarbeitungsrunden pro Batch, und es gibt eine 14-Tage-Rückerstattung, falls das Ergebnis nicht passt.
Fragen
Kann ich Einzelpositionen erhalten?
Fordern Sie sie in der Notiz an, zum Beispiel die Einzelpositionen auf einem zweiten Blatt, und nennen Sie die gewünschten Spalten.
Werden die Rechenwerte geprüft?
Wenn eine Rechnung eine Summe ausweist, werden die Positionen addiert und Abweichungen markiert.
Dateien hier ablegen. Starter $29/Mon. · Pro $99/Mon.. Rückerstattung innerhalb von 14 Tagen, falls es nicht passt.
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