Elaborazione fatture in Excel: una riga per fattura

La richiesta che funziona

Incolla questo nella casella delle note: Una riga per fattura: fornitore, numero fattura, data, data di scadenza, netto, imposta, totale, valuta. Aggiungi quello che ti serve: una colonna con il numero d'ordine, una colonna di categoria da compilare con un elenco che fornisci, le voci di dettaglio in un secondo foglio (indicalo), oppure date come YYYY-MM-DD.

Cosa ottieni

I numeri sono numeri veri, non testo, quindi SUM e tabelle pivot funzionano. Il foglio ha intestazione bloccata e un filtro. Dove una fattura mostra un totale, netto più imposta viene verificato rispetto ad esso e le discrepanze sono segnalate nel foglio Review.

Come gestisce le fatture disordinate

• Scansioni e foto: lette come immagini di pagina. Nel nostro test di 10 fatture con 3 scansioni, un file è stato elaborato in 33 secondi.
• Valori illeggibili: lasciati vuoti ed elencati nel foglio Review con file, pagina e motivo. Nulla viene indovinato.
• Fatture su più pagine: ogni pagina viene elaborata e conteggiata, quindi il numero di file caricati corrisponde a quello dei file contabilizzati.
• Valuta: una colonna per la valuta, così le pile in valute miste restano leggibili.
• Duplicati: se la stessa fattura viene caricata due volte, puoi chiedere di rimuovere i duplicati.

Un flusso di lavoro realistico

1. Raccogli i PDF del mese e le foto dal telefono in un'unica cartella (o in uno zip).
2. Caricali in un unico batch e incolla la richiesta qui sopra.
3. Apri il file Excel. Guarda prima il foglio Review: ogni riga ti indica il file e la pagina da controllare.
4. Controlla a campione dieci righe a caso rispetto alle pagine di origine. Poiché ogni riga riporta la fonte, bastano pochi minuti.
5. Importa il foglio Data nel tuo sistema di contabilità o foglio di calcolo.

Se qualcosa non va, rispondi indicando la correzione. Due round di modifiche sono inclusi nel batch.

Cosa non fa

Non registra nulla su QuickBooks, Xero, NetSuite o altri sistemi: ricevi un file Excel e lo importi tu. Non approva né paga nulla. Legge ciò che è stampato e non giudica se una fattura è legittima o un pagamento duplicato. Se invece vuoi una chiusura contabile partendo dagli estratti conto bancari, MyClawn Books è un sito separato.

Controllo dei totali e individuazione dei problemi

Sono integrati tre controlli: ogni file viene conteggiato, dove una fattura riporta un totale le righe vengono sommate e confrontate con quel totale, e ogni valore incerto finisce nel foglio Review con file e pagina. Quello che devi ancora controllare tu: nomi di fornitori scritti in modo diverso nelle varie fatture (potresti volere un nome unico, quindi indica un elenco nella nota), date che potrebbero essere giorno-mese o mese-giorno (indica quale convenzione usano i tuoi fornitori) e la valuta, che puoi chiedere di tenere in una colonna separata.

Il foglio Data è un normale foglio Excel. Filtra per fornitore, crea una tabella pivot per mese oppure salvalo come CSV per l'importazione.

Tipi di pile di fatture adatte

Rientrano tutti: fatture di fornitori di piccole aziende, una cartella clienti raccolta da un contabile, ricevute e bollette fotografate con il telefono e arretrati una tantum prima di una scadenza fiscale. Una pila di 200 fatture miste è un caricamento di quattro lotti da 50 file, oppure di un solo lotto se vengono unite in meno file.

Costi

Starter costa $29 al mese per 10 lotti e Pro costa $99 per 50. Un lotto può contenere fino a 50 file, quindi una pila mensile di fatture è di solito un unico lotto. Dettagli nella pagina prezzi.

Carica i tuoi file e assegna i nomi alle colonne. Non ti viene addebitato nulla finché non completi il pagamento, ottieni due giri di modifiche per lotto e c'è un rimborso entro 14 giorni se il risultato non soddisfa.

Domande

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