Cos'è il data entry e come funziona un servizio di data entry?

Cos'è l'inserimento dati

L'inserimento dati è il lavoro di leggere informazioni da un posto e digitarle in un altro. La fonte può essere una fattura cartacea, un modulo PDF, la foto di un biglietto da visita, un'email o un foglio di calcolo disordinato. La destinazione è di solito un foglio di calcolo, un software di contabilità, un CRM o un database. Un addetto all'inserimento lo fa a mano, e i rischi tipici sono refusi, righe saltate, formati incoerenti e lentezza sui grandi volumi.

Un servizio online di inserimento dati sostituisce il passaggio della digitazione. Invii i documenti e dici come deve apparire la tabella. Ricevi indietro la tabella finita. Il nostro si basa su un'AI che legge ogni pagina, quindi il costo è un piano mensile fisso invece di ore di lavoro di una persona.

Com'è un buon risultato

• Una riga per ogni elemento che ti interessa (fattura, biglietto, modulo), una colonna per ogni campo che hai indicato.
• Date in un unico formato, numeri salvati come numeri, testo ripulito.
• Il file di origine e la pagina accanto a ogni riga, così qualsiasi valore può essere verificato in pochi secondi.
• Un breve elenco dei valori di cui il lettore non era sicuro, invece di supposizioni silenziose.
• Totali verificati rispetto al documento, dove il documento riporta un totale.

Cosa non fa

Non digita nel tuo CRM, ERP o sito web. Non fa web scraping né ricerca dati di contatto. Non gestisce cartelle cliniche. E non è perfetto: scansioni scadenti e scrittura a mano creano celle segnalate. Le risposte qui sotto entrano più nel dettaglio. Per il processo vedi come funziona, per i costi prezzi, e per altre opzioni alternative.

Come capire se fa per te

Fa per te quando il lavoro è circoscritto: una cartella o un mese di documenti, una tabella chiara, e importerai tu il file. Non fa per te se ti serve una persona continuativa dentro il tuo software, o se i dati sono regolamentati. Se hai dubbi, carica prima un piccolo batch: ogni piano ha un rimborso di 14 giorni se il risultato non è corretto, e ogni batch ha due round di modifiche.

Consiglio: scrivi l'elenco delle colonne come se stessi istruendo un nuovo assistente. Indica i campi, fornisci una riga di esempio e spiega come gestire i vuoti. Una nota precisa è la leva di qualità più grande che hai.

Privacy e conservazione in breve

I file passano dal nostro server di caricamento negli Stati Uniti, vengono conservati ed elaborati sui nostri server in Germania, sono letti dal nostro fornitore AI negli Stati Uniti con condizioni che escludono l'addestramento, ed eliminati dopo 30 giorni. Ti chiediamo di non caricare cartelle cliniche, numeri di carta completi o altri dati regolamentati: il servizio non è pensato per dati HIPAA. Se i tuoi documenti contengono dati personali di altre persone, la gestione è tua, secondo le regole che ti si applicano.

La fatturazione avviene tramite Stripe. Disdire è un clic nella tua pagina account, e mantieni l'accesso fino alla fine del mese che hai pagato.

Cosa aspettarsi dal primo batch

Aspettati che la maggior parte delle righe sia corretta e una breve lista Review. Le voci tipiche nel Review sono una cifra sfocata su una scansione, una data che potrebbe essere letta in due modi, un totale che non corrisponde alle righe, o un campo che il documento semplicemente non contiene. Correggile dalla pagina di origine, oppure rispondi con la risposta e fai aggiornare il file. Dopo il primo batch saprai quanto controllo richiedono i tuoi documenti e potrai decidere se fare un controllo a campione o rivedere tutto.

Primi batch comuni

Carica i tuoi file e dai un nome alle colonne. Non addebitiamo nulla fino al checkout, hai due round di modifiche per batch, e c'è un rimborso di 14 giorni se il risultato non è corretto.

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