Wat is data-invoer en hoe werkt een data-invoerservice?

Wat gegevensinvoer is

Data-invoer is het werk van informatie lezen uit één plek en overtypen in een andere. De bron kan een papieren factuur zijn, een PDF-formulier, een foto van een visitekaartje, een e-mail, of een rommelige spreadsheet. De bestemming is meestal een spreadsheet, boekhoudpakket, CRM of database. Een data-invoerder doet dit met de hand, en de gebruikelijke risico's zijn typefouten, overgeslagen rijen, inconsistente formaten en traagheid bij veel werk.

Een online data-invoerdienst neemt de intypstap over. Je stuurt de documenten en zegt hoe de tabel eruit moet zien. Je krijgt de voltooide tabel terug. Onze dienst is gebouwd op AI die elke pagina leest, dus de kosten zijn een vast maandabonnement in plaats van uren van een persoon.

Hoe een goed resultaat eruitziet

• Eén rij per ding waar je om geeft (factuur, kaartje, formulier), één kolom per veld dat je noemde.
• Datums in één formaat, getallen opgeslagen als getallen, bijgesneden tekst.
• Het bronbestand en de pagina naast elke rij, zodat elke waarde in seconden te controleren is.
• Een korte lijst van waarden waarover de lezer twijfelde, in plaats van stille gissingen.
• Totalen gecontroleerd tegen het document waar een totaal op staat.

Wat het niet doet

Het typt niet in je CRM, ERP of website. Het doorzoekt het web niet en zoekt geen contactgegevens. Het verwerkt geen medische dossiers. En het is niet perfect: slechte scans en handschrift leveren gemarkeerde cellen op. De antwoorden hieronder gaan dieper in. Voor het proces zie hoe het werkt, voor kosten zie prijzen, en voor andere opties zie alternatieven.

Hoe bepaal je of het past

Het past wanneer de klus afgebakend is: een map of een maand aan documenten, een duidelijke tabel, en jij importeert het bestand zelf. Het past niet als je een doorlopende persoon nodig hebt binnen je eigen software, of wanneer de gegevens gereguleerd zijn. Twijfel je, upload dan eerst een kleine batch: elk abonnement heeft een terugbetaling binnen 14 dagen als het resultaat tekortschiet, en elke batch heeft twee rondes van aanpassingen.

Tip: schrijf je kolomlijst alsof je een nieuwe assistent een briefing geeft. Noem de velden, geef een voorbeeldrij, en zeg hoe lege velden behandeld moeten worden. Een precieze notitie is de grootste kwaliteitshefboom die je hebt.

Privacy en bewaring op één plek

Bestanden gaan via onze uploadserver in de VS, worden opgeslagen en verwerkt op onze servers in Duitsland, worden gelezen door onze AI-aanbieder in de VS onder voorwaarden die training uitsluiten, en worden na 30 dagen verwijderd. Upload alsjeblieft geen medische dossiers, volledige kaartnummers of andere gereguleerde gegevens; de dienst is niet gebouwd voor HIPAA-gegevens. Bevatten je documenten persoonsgegevens van anderen, dan moet je die afhandelen volgens de regels die voor jou gelden.

Facturering verloopt via Stripe. Opzeggen is één klik op je accountpagina, en je behoudt toegang tot het einde van de maand waarvoor je hebt betaald.

Wat je kunt verwachten bij een eerste batch

Verwacht dat de meeste rijen kloppen en een korte Review-lijst. Typische items op de Review-lijst zijn een wazig cijfer op een scan, een datum die op twee manieren gelezen kan worden, een totaal dat niet klopt met de regels, of een veld dat het document eenvoudigweg niet bevat. Corrigeer ze vanaf de bronpagina, of antwoord met het antwoord en laat het bestand bijwerken. Na de eerste batch weet je hoeveel controle je documenten nodig hebben, en kun je beslissen of je steekproefsgewijs controleert of alles nakijkt.

Veelvoorkomende eerste batches

Upload je bestanden en noem je kolommen. Pas bij het afrekenen wordt iets in rekening gebracht, je krijgt twee rondes aanpassingen per batch, en er is een terugbetaling binnen 14 dagen als het resultaat tekortschiet.

Veelgestelde vragen

Meer over Data