Dubbele waarden verwijderen in Excel: doe het zelf of stuur het door

De ingebouwde manier

Selecteer in Excel je gegevens, open het tabblad Gegevens en kies Duplicaten verwijderen. Kies de kolommen die een duplicaat bepalen, bijvoorbeeld alleen E-mail, en bevestig. Excel houdt de eerste rij die hij vindt en verwijdert latere overeenkomsten. Doe dit op een kopie van je blad, want de verwijdering kan niet bepalen welke van twee bijna identieke rijen beter is.

Hij vergelijkt celwaarden zoals ze zijn. Daar gaan rommelige lijsten mis.

Waarom echte lijsten hem de mist in sturen

De oplossing is eerst standaardiseren en dan ontdubbelen. Dat met de hand doen over duizenden rijen is het trage deel.

Wat we met je bestand doen

Upload het Excel- of CSV-bestand en schrijf de regels in gewone woorden: Verwijder duplicaten op e-mail. Splits Name in First en Last. Corrigeer hoofdletters. Telefoon als (555) 123-4567. Datums als YYYY-MM-DD. Je krijgt een Excel-bestand terug met de opgeschoonde tabel, plus een Review-blad voor alles wat hij niet veilig kon wijzigen, met de reden. Regels die dubbelzinnig zijn, zoals twee rijen met hetzelfde e-mailadres maar verschillende bedrijven, regel je het best in de opmerking: zeg welke rij wint, of vraag om die rijen te markeren.

Wat de opschoning omvat

• Dubbele rijen verwijderen.
• Hoofdletters corrigeren van namen, bedrijven en adressen.
• Volledige namen splitsen in voor- en achternaam.
• Telefoonnummers en datums standaardiseren naar één formaat.
• De overige kolommen laten zoals ze zijn.

Het werkt op wat je hebt geüpload. Het controleert niet of e-mailadressen of telefoonnummers werken en vult geen ontbrekende contacten aan door het web te doorzoeken. Voor onderzochte lijsten, zie MyClawn Leads op de eigen site.

Een uitgewerkt voorbeeld

Een lijst van 3.000 contacten van beurzen komt van drie scanners en één handmatig ingevoerd blad. Dezelfde persoon staat erin als ANNA LEE, Anna Lee en Lee, Anna, met twee telefoonformaten en één e-mailadres in hoofdletters. Duplicaten verwijderen op alle kolommen haalt bijna niets weg. De werkbare regel is: zet het e-mailadres in kleine letters, gebruik het als sleutel, standaardiseer namen en telefoonnummers, en houd per sleutel één rij, met voorkeur voor de rij met een telefoonnummer. Zo'n regel schrijf je in één zin in de opmerking, en hij wordt op het hele bestand toegepast, met de gemelde wijzigingen.

De uitvoer controleren

Controleer na het opschonen drie dingen: het aantal rijen (het Review-blad en de samenvatting melden hoeveel rijen er verwijderd zijn), een paar samengevoegde duplicaten (controleer steekproefsgewijs of de behouden rij de gewenste is), en de gestandaardiseerde kolommen (sorteer op naam en bekijk). Laat je oorspronkelijke bestand ongewijzigd zodat je kunt vergelijken.

Wanneer je het zelf beter doet

Als de lijst een paar honderd rijen telt en de duplicaten exact zijn, gebruik dan de opdracht op het tabblad Gegevens en betaal niets. Als de lijst groot is, uit meerdere systemen komt, of gemengde formaten heeft, is het opschonen een klus. Bestanden tot 300 MB per stuk, 50 bestanden per batch, $29 per maand bij Starter, twee rondes van wijzigingen, 14 dagen terugbetaling. Zie prijzen en hoe het werkt.

Upload je bestanden en geef je kolommen een naam. Er wordt pas iets in rekening gebracht als je afrekent, je krijgt twee rondes van wijzigingen per batch, en er is een terugbetaling van 14 dagen als het resultaat niet voldoet.

Veelgestelde vragen

Meer over Data