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Procesamiento de facturas a Excel: una fila por factura
Escribir facturas en una hoja de cálculo es el trabajo clásico de entrada de datos. Sube los PDF y las fotos, y recibe una fila por factura con su página de origen al lado, lista para importar en tu herramienta de contabilidad.
La petición que funciona
Pega esto en el cuadro de notas: One row per invoice: vendor, invoice number, date, due date, net, tax, total, currency. Añade lo que necesites: una columna de número de pedido, una columna de categoría que se rellene con una lista que tú proporciones, líneas de factura en una segunda hoja (indícalo), o fechas en formato YYYY-MM-DD.
Lo que recibes
| vendor | invoice_number | date | net | tax | total | source_file | source_page |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| tal como aparece | tal como aparece | fecha ISO | número | número | número | nombre del archivo | página |
Los números son números reales, no texto, así que SUM y las tablas dinámicas funcionan. La hoja tiene encabezado fijo y filtro. Cuando una factura muestra un total, se comprueba que neto más impuesto coincida con él, y las discrepancias se marcan en la hoja Review.
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Sube tus archivosCómo gestiona facturas desordenadas
- Escaneos y fotos: se leen como imágenes de página. En nuestra prueba de 10 facturas con 3 escaneos, un archivo llegó en 33 segundos.
- Valores ilegibles: se dejan vacíos y se listan en la hoja Review con archivo, página y motivo. No se adivina nada.
- Facturas de varias páginas: se procesa y se cuenta cada página, para que el número de archivos recibidos coincida con el número contabilizado.
- Moneda: una sola columna de moneda, para que las pilas con varias divisas sigan siendo legibles.
- Duplicados: si la misma factura se sube dos veces, puedes pedir que se eliminen los duplicados.
Un flujo de trabajo realista
- Reúne los PDF del mes y las fotos del móvil en una carpeta (o en un zip).
- Súbelos en un solo lote y pega la petición de arriba.
- Abre el archivo de Excel. Revisa primero la hoja Review: cada línea te indica el archivo y la página que debes comprobar.
- Revisa al azar diez filas contra sus páginas de origen. Como cada fila incluye su origen, esto tarda minutos.
- Importa la hoja Data en tu sistema de contabilidad o de hojas de cálculo.
Si algo está mal, responde con la corrección. Dos rondas de cambios están incluidas en el lote.
Lo que no hará
No publica nada en QuickBooks, Xero, NetSuite ni en ningún otro sistema: recibes un archivo de Excel y lo importas tú. No aprueba ni paga nada. Lee lo que está impreso y no juzga si una factura es legítima o si es un pago duplicado. Si prefieres un cierre contable a partir de extractos bancarios, MyClawn Books es un sitio aparte.
Revisar totales y detectar problemas
Hay tres comprobaciones integradas: cada archivo queda contabilizado, cuando una factura muestra un total las líneas se suman y se comparan con él, y cada valor dudoso se incluye en la hoja Revisión con el archivo y la página. Lo que todavía debes revisar tú: nombres de proveedores escritos de forma distinta entre facturas (quizá quieras un nombre único, así que indícalo en la nota con una lista), fechas que podrían ser día-mes o mes-día (indica qué convención usan tus proveedores) y la moneda, que puedes pedir que se mantenga en su propia columna.
La hoja Datos es Excel normal. Filtra por proveedor, crea una tabla dinámica por mes o guárdala como CSV para importarla.
Tipos de facturas para los que sirve
Encajan las facturas de proveedores de pequeñas empresas, una carpeta de clientes que reúne un contable, recibos y facturas fotografiados con el móvil, y acumulados puntuales antes de una fecha de impuestos. Una pila de 200 facturas mixtas es una subida de cuatro lotes de 50 archivos, o de un solo lote si se combinan en menos archivos.
Precio
Starter cuesta $29 al mes por 10 lotes y Pro cuesta $99 por 50. Un lote puede contener hasta 50 archivos, así que una pila mensual de facturas suele ser un solo lote. Detalles en precios.
Sube tus archivos y nombra tus columnas. No se cobra nada hasta que finalices la compra, tienes dos rondas de cambios por lote y hay un reembolso de 14 días si el resultado no cumple.
Preguntas
¿Puedo obtener las líneas de detalle?
Pídelas en la nota, por ejemplo las líneas de detalle en una segunda hoja, e indica las columnas que quieres.
¿Comprueba las cuentas?
Cuando una factura muestra un total, las líneas se suman y las diferencias se marcan.
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